사무용 소모품을 구입하기 위하여 소요되는 비용은 소모품비로 처리를 한다.

소모품비로 처리할 수 있는 계정을 살펴보면 팩스 · 복사기 · 프린터 부품 교체비, 인장, 열쇠, 건전지, 전구 등의 구입비가 그 한 예가 될 수 있다.

문구점에서 사무실에서 사용할 서류봉투, 볼펜 등 사무용품을 구입하고 5만원을 지급하였다.

사무실에서 쓰는 컴퓨터나 책상, 전화기 등 사무용 집기는 일반적으로 비품으로 처리를 한다.

그리고 펜이나 화일 등 문구용품은 소모품비로 처리를 한다. 그러나 실무상으로는 그 구분이 명확하지 않아 금액을 기준으로 구분을 하기도 하는 데 그 기준금액이 100만원이다. 여기서 100만원을 기준으로 삼는 이유는 세법상 비품 중 소모품비로 처리할 수 있는 경우를 건당 100만원 이하로 규정하는 내용이 있기 때문이다. 그러나 동 기준을 반드시 따를 필요는 없으며, 선택사항이다.

사무용품비와 소모품비의 차이는 없다. 일반적으로 실무에서는 문구 등 소모성 경비에 대하여 사무용품비로 처리를 하는가 하면 소모품비로 처리를 하기도 한다. 즉 소모성 물품에 대하여는 업종에 구분없이 둘 중 하나의 계정과목을 선택하여 계속적으로 사용을 하면 된다.

예를 들어 문방구에서 장부와 볼펜 등을 2만원에 구입을 하였다면 어떤 회사(갑)의 실무자는 사무용품비 20,000/현금 20,000으로 분개를 하고 또 다른 회사(을)의 실무자는 소모품비 20,000/현금 20,000으로 분개를 한다. 그러나 동 구입에 대하여 갑사의 분개와 을사의 분개는 모두 맞다.

솔직히 소모성 물품을 구입하고 그것을 소모품비로 처리할 지 사무용품비로 처리할지는 구분 자체가 어려울 뿐만 아니라 구분의 의미가 없다.

그러나 구지 둘의 의미를 비교를 한다면 회사의 소모성 물품은 크게 문구 등 사무용 소모품과 기타 소모품으로 구분을 해 볼 수 있는데 대다수의 소모성 물품은 문구 등 사무용품에 속하게 된다. 따라서 소모성 물품에 대하여는 그냥 사무용품비라는 계정과목을 사용을 하는 것이다. 반면, 소모품비는 사무용 소모품 + 기타 소모성 물품을 포함하는 개념으로서 소모성 물품의 범위를 사무용품비보다 넓게 보는 개념인 것이다.

비품은 유형자산으로 취득 후 감가상각을 해야 한다. 그리고 감가상각방법에는 크게 정액법과 정률법이 있다.

여기서 정률법의 경우 잔존가액을 취득가액의 5% 인정하게 되며, 감가상각이 완료되는 경우 5%와 1,000원 중 적은 금액을 비망계정으로 남겨 두었다가 폐기시 삭제하도록 하고 있다. 삭제시 장부에 남아있던 금액은 유형자산처분손실로 처리를 한다.

정률법으로 감가상각 하던 회사가 감가상각이 완료된 자산을 폐기처분 하였다(장부상 비망계정으로 1,000원이 남아 있었다).

자산의 취득시에는 별도의 증빙이 필요가 없다. 다만, 취득사실을 증명할 수 있는 계약서나 지출결의서만 있으면 된다.

또한 유형자산에 대해서는 기업회계상으로는 무조건 감가상각을 하여야 하나 세무상으로는 선택사항이다. 또한 취득가액이 100만원 미만인 경우 즉시 비용으로 인정을 받을 수 있으므로 수익이 많이 나는 기간에 비품의 취득시에는 즉시 비용처리 하는 것이 유리할 수 있다.

미지급액에 대한 처리를 정확히 하였는가?

·지출에 대한 증빙은 갖추고 있는가?

·자본적 지출로 처리할 내역을 수익적 지출로 처리해 비용으로 계상하지 않았는가?