| ■ 지출결의서작성법
지출결의서는 말그대로 비용이 발생시 회사내부관리상 지출을 사전 승인요청한다는 관리서류라 할수 있습니다. 지출결의서를 출금전표로 사용하는 회사도 있을수 있습니다.이경우 비용지출시 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 되지요. 즉 다시말하면 주로 지출결의서는 해당회사에서 비용이 지출될때 결제를 받기 위하거나 지출에대한 "내부통제용"으로 사용되는것이 일반적입니다.
지출결의서 작성시 기재해야될 항목들은 다음과 같습니다.
1)"발의부서"란은 자금을 사용하는 부서 즉,타부서에서 지출승인을 경리부에 요청할때 작성하는 란입니다. "발의부서"란을 보면 어느부서에서 누가 어떤용도로 자금을 요청하여 사용했는지 여부를 알수 있습니다.
2)"경리부서"란은 "발의부서"나 임.직원이 자금지원을 요청을 하였을때 이에대한 자금이 적재적소에 지출이 될것인지 여부를 판단하여 "지출승인을 확인하는 란"이라고 볼수있습니다.자금집행의 최종결정자인 경리책임자 및 임원이나 대표자가 자금결재시 "경리부서"란에 경리책임자 "날인"이 되어있는것을 보고 해당자금이 "적재적소" 쓰여질것이라는 "객관적인 판단"을 하는 것이라고 보시면 됩니다.
3)"입력확인"란은 지출결의서를 타부서에서 작성하여 제출시 전산기장시 "장부입력"여부를 확인하는 란으로서 전상기장을 안하고 현금출납부 및 외상매출금원장등 기타 보조부 작성여부를 확인하는 것을 말합니다.
4)"출납확인"은 발의부서나 임.직원이 지출결의서를 제출하고 정산적인 결제를 득한후 해당자금을 경리부서로 요청시 해당자금이 현금이나 보통예금등으로 인출여부를 확인하는 란이지요.이경우는 지출결의서를 다른부서로부터 수령하였다 하더라도 결제가 정상적으로 이루어지지 않은 전표와 구분을 할수있습니다.즉 지출결의서상의 "출납확인"이 경리부서에서 날인한 경우는 자금이 지출되었다는것을 말합니다.
5)"회계일자"는 회계처리일자를 말하며 자금이 지출된 날짜나 세금계산서등을 수령하여 발생주의나 현금주의에 의하여 회계처리를 한 날짜를 기재한 란입니다."
실무적으로 쉽게 말하면 "세금계산서"를 수취시는 "공급년월일"을 기준으로 전표 작성을 하시면 됩니다.예를들어 상품을 4월22일에 구입하기로 거래처와 약정하고 해당 상품이 4월24일에 도착을 했더라도 상대거래처에서 발행한 세금계산서가 4월22일자로 공급년월일이 기표되었다면 4월22일자로 대체전표 작성을 해야 한다는 것입니다.
일반 경비에 경우 예를들어 사장님이 4월5일자로 유류대 100,000원,4월10일자로 접대비 100,000원,4월15일자로 식대 100,000원을 지출하고 해당 영수증을 4월22일에 제출하여 경리부에서 해당비용을 지급했다면 "회계기표일"은 4월22일이 되는것이지요,즉 일반경비는 현금으로 지출된 일자를 기준으로 전표 작성를 하시면 됩니다.
물론 임.직원에 대한 경비를 해당 영수증 수취시 일일히 "미지급비용"으로 처리했다가 해당 경비 지급시 "미지급비용"을 상계시키는 분개를 해도 되나 이경우 전표작성시 소요되는 시간이 다소 걸리기 때문에 실무적으로는 영수증을 모아놨다가 결제일에 해당비용지급시 전표작성을해서 비용으로 회계처리하는 것 입니다.
신용카드로 물품구입시도 마찬가지로 "법인신용카드"로 결제시는 "미지급비용"으로 처리한후 신용카드 결제일에 "미지급비용"을 상계처리하면 되나,이경우도 해당 신용카드 결제일에 그냥 비용처리를 해도 무방하다는 것이지요.임.직원 개인카드로 물품구입시도 임.직원개인카드인 경우에는 바로 현금으로 지급하는 것이 일반적입니다.
대부분에 기업에서 임.직원이 업무와 관련하여 지출한 비용에 대하여 바로 현금으로 지급하지않고 1주일에 한번,아니면 월말에 한번 해당경비를 결제하는 경우가 있는데,이경우도 마찬가지로 일일히 영수증 수취시 "미지급비용"으로 처리하기보다는 해당 경비 지급시에 전표처리를 해도 무방합니다.
쉽게 말해서 만약 A라는 회사에서 주변 중국집에서 식사를 배달하였을시 오늘 먹은 식대를 내일 지급하기로 하였다면,오늘 날짜로 전표처리를 하실 필요는 없다는 것입니다. 원칙은 비용이 아직 지급되지않았기 때문에 "미지급비용"으로 처리하여 내일 지급시 "미지급비용"을 상계해야 하나,식대 영수증을 그냥 보관하여 내일 날짜로 전표처리를 하시면 된다는 것입니다.
6)"지출예정일자"는 말그대로 "발의부서"나 품의부서에서 자금지출을 요청시 언제 얼마를 지출을 해달라는 요청을 하는 란입니다.지출결의서를 만약 8월21일날 타부서로부터 수령하였다하더라도 "지출예정일자"의 날짜가 8월24일로 되어있다면 8월24일자로 자금을 지출하면되며 이경우 회계처리일자는 8월24일이 되는 것입니다.
7)"내역"란은 자금을 지출하려는 용도를 간단히 기술하는 란 이지요 예를들어 영업부에서 영업활동을 위한 차량구입을 요청시 동 차량이 왜 필요하고 구입가는 얼마고 누가 운행하는지 여부를 기안하는 "품의서"나 "기안서"을 대신하여 자금지출 용도를 간략히 기술하는 것을 말합니다.
8)"첨부"란은 "내역"란이 협소하여 일일히 다 적지 못하는 경우나 자금지출 용도에 따른 참조사항이 있는경우,예를들어 차량구입시 차량종류및 단가,할부여부,비교견적등 "견적서"등을 지출결의서 이면에 "첨부"한다는 것을 기재하는 란이며 이경우 "첨부"란에 "견적서"라고 기재가 되어있으면 경리부서 책임자나 대표자는 지출결의서 이면에 첨부된 "견적서"등을 참조하여 자금집행 여부를 결정하는 것이라고 생각하시면 됩니다.
9)"지급처"란은 해당 자금이 지출되는 거래상대방의 거래처명을 기재하는 란입니다.물론 상대처가 사업자가 아니고 임.직원 개인이라면 임.직원개인 이름을 기재하시면 됩니다.
10)"비고"란은 지출결의서의 내용에대하여 참조할 사항이나 "특이사항"이 있는경우 "비고"란에 기재함으로써 자금집행자가 올바른 판단을 할수있도록 특이사항을 기재하는 란이라고 생각하시면 됩니다.
11)"적요"란은 자금이 지출된 내역을 간단히 기술하는 것입니다. 경리부서에서 지출결의서를 작성할때 금액 다음으로 가장 중요한 사항이 "적요"란이라고 보시면 됩니다.이경우 출금전표란에 작성하도록 되어있습니다.
출처: http://www.ezbungae.com/searchkeyword/sampleqa_803.asp |
|
