1. 회의록이란...? 회의록은
첫째, 무엇이 결정이 되고 무엇이 결정이 되지 않았는가를 기록한다.
둘째, 어떠한 과정을 통하여 결정에 도달을 하였는가를 기록을 한다.
셋째, 회의에서 결정한 사항을 어떠한 방법으로 구체적으로 실행을 시킬 것인가를 기록한다.
2. 회의록 기록자의 자세
첫째, 회의록의 작성시에는 항상 중립적인 자세로 자신의 주관적 판단에 따라 작성을 해서는 안되며, 중립자적 입장을 지켜야 한다.
둘째, 의미가 오용되지 않게 전문적인 용어나 통상적인 용어, 숫자 및 발언자의 이름 등을 정확하게 기록을 한다. 그리고 애메모호한 사하은 다시 한번 청취를 하여 정확히 기록을 한다.
셋째, 참가자의 습성이나 태도를 사전에 기억해 둔다.
상대방은 이야기의 초점이 없이 항상 반복적으로 이야기 한다든가하는 상대방의 습성을 파악하여 기록에 임하면 좀더 정확하고 편안하게 기록을 할 수 있다.
넷째, 글자는 정자체를 사용한다.
아무리 잘 기록한 회의록이라고 하여도 남이 이를 알아보지 못하면 소용이 없으므로 바른 정자체를 사용하여 제3자가 쉽게 알아볼 수 있도록 한다.
3. 회의록 작성시의 주의사항
사전에 작성연월이 참석자 성명, 회의의 주제 등을 기록하여 둔다.
사전에 작성연월이 참석자 성명, 회의의 주제, 장소 등을 기록하여 둔다. 회의의 시작과 함께 기록을 하려고 하면 시간에 쫓기게 되므로 사전에 기록을 하여 두어 시간적 여유를 두도록 한다.
소수의 의견도 기록을 하여둔다.
일반적으로 회의의 결과는 다수의 의견을 존중을 하나 소수의 의견도 기록을 하여두는 것이 좋다. 이는 소수의 의견도 나중에 중요한 사항이 될 수 있기 때문이다.
4. 회의록 작성법
1. 회의의 명칭
춘계 신제품 발표 건
2. 기록자
총무과 대리 이총무 (인)
3. 일시와 장소
2001년 3월 5일 13:00 - 15:30, 본사 제2 회의실
4. 출석자의 성명
출석자 전원의 성명, 부서, 직함 등을 기록한다. 다만, 출석자가 많을 경우에는 각 부서의 대표자외 ○○명 등으로 기록을 한다.
5. 의제
회의의 주제를 기록하고 그에 따른 의제를 순서대로 기입을 한다.
6. 회의의 목적
회의의 목적을 간략히 기입을 한다. 즉, 신제품 발표를 통한 매출 증대 방안 등
7. 결론과 경과
결론이 난 사항과 그 결론이 도달하기까지의 경과를 기록을 한다.
8. 특기사항
결론을 내야했으나 시간상 이유 등으로 결론이 나지 않은 사항이나, 다음의 추가회의 예정일시 및 장소 등을 기록해 둔다.
9. 자료
회의 중 첨부자료가 있으면 그 자료의 명칭 등을 기록하여 둔다.
|
회의록 작성방법 
