 공문서란?
국어사전적 의미는 다음과 같다.
①관청(官廳)에서 내는 문서(文書) ②또는 관청(官廳)에서 보내어지는 문서(文書)
공문서란 직무와 관련하여 공무원이나 작성하거나 공공기관의 명의로 작성된 서류를 공문서라고 한다.
공문서란 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.
공문서는 목적이 공무상(공적)이다. 예컨대 시청 총무과에 근무하는 홍길동이 민원실에 근무하는 김갑순에게 업무에 관한 문서를 보냈다면 이는 공문서가 되나, 저녁식사를 같이 하자는 문서를 보냈다면 이는 공문서가 아니라 사문서이다.
또한 공문서는 행정기관과 관계된다. 행정기관 내부(시청 총무과↔민원실), 행정기관 상호간(시청↔경찰서), 대외적(시청↔일반인)으로 작성ㆍ시행ㆍ접수한 문서가 공문서이다. 따라서 행정기관이 포함되지 않은 일반인들의 문서는 공문서가 아니라 사문서이다.
공문서는 도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자 문서 등의 특수 기록 매체를 포함한다.
공문서는 종이로 된 것만을 의미하지는 않는다. 행정기관의 공무에 관계된 것이라면 다른 매체들도 공문서가 될 수 있다.
공문서 작성의 일반 원칙
1. 정확성-6하 원칙에 의해 정확하게 작성한다.-애매모호하거나 과장된 표현은 피한다.
2. 신속성-문장은 짧게 끊어서 개조식으로 작성한다.-복잡한 내용은 결론을 먼저 내고 이유를 설명한다.
3. 용이성-읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 사용한다.
4. 경제성-문서의 양식(용지의 크기, 종이의질)을 통일한다.-문서 1건의 내용은 1매에 끝나는 것이 좋다.
공문서의 용지 규정
1. 용지크기-A4 용지로 하되, 필요한 경우에는 그 용도에 적합한 규격을 정하여 사용할 수 있다.
2. 용지 색깔-
특별한 사유가 있는 경우를 제외하곤 흰색으로 한다.
3. 용지여백-
기본적으로 위쪽 3cm, 왼쪽 2cm, 오른쪽 및 아래쪽 여백을 1.5cm로 두되, 문서의 편처리안 용도에 따라 가 각 여백을 달리할 수 있다.
4. 글자색깔-
글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 잇다
공문서의 기재사항은
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발신 기관명(행정 기관명)- 문서를 발신하는 행정 기관명을 쓴다. 기관명의 길이는 60mm~80mm 이내로 정 중앙에 위치하도록 한다. 
우편 번호 및 주소- 발신 기관명 아래 우편 번호와 주소를 쓰되, '우' 자 다음에 1자(2타) 띄우고 우편 번호를 쓰고, 주소가 길 때에는 도·시·군·면·리 같은 글자를 생략하여 간단하게 쓴다. 팩스(fax) - 전송(팩시밀리)으로 문서 수신과 발신이 가능한 경우 전화 번호 작성 요령처럼 쓰고 없으면 입력하지 않는다.
문서 번호- 문서 번호는 기관 기호, 분류 번호, 문서 등록 번호로 구성된다. 
시행일자 및 보존 기간 - 시행일자는 문서가 작성된 연, 월, 일 또는 시행된 연, 월, 일을 쓰고, 보존 기간은 시행일자의 뒤에 괄호를 하여 보존기간을 쓴다. 행정 기관이 아닌 곳에 보내는 문서는 보존 기간을 쓸 필요가 없다. 
경유는 수신처에 보내기 전 경유할 기관명
수신은 문서를 접수할 기관명을(수신 기관이 2개 이상일 때는 수신처 참조라로 적고 결문의 수신처란에 수신처를 표기)
참조는 문서를 직접 처리할 주무 부서장을(없으면 쓰지 않음) 쓴다.
제목- 제목의 내용은 "제목"이라고 표시된 다음에 1자(2타)를 띄우고, 문서의 내용과 목적을 쉽게알 수 있도록 간단, 명료하게 쓴다. 
내용- 제목과 관련된 내용을 쉽게 알 수 있도록 쓰고, 강조할 내용을 표시한다. 
첨부- 첨부물 표시는 본문 내용이 끝난 다음 줄에 "첨부"를 기재한 후 1칸을 띄운 다음 첨부물의 제목과 부수를 쓰며, "붙임"으로도 사용할 수있다. ☞ 문서의 "끝" 표시 
발신명의- 문서를 작성하고 발송한 기관의 장을 기입하며, 문서의 중앙에 글자마다 일정한 간격으로 80~120mm 길이로 쓴다. 
