1. 공문서 작성 원칙
(1) 정확성
· 6하 원칙에 의하여 정확하게 작성한다.
· 애매 모호한 표현이나 과장된 표현은 피한다.
(2) 신속성
· 문장은 짧게 끊어서 쓴다.
· 복잡한 내용은 결론을 먼저 내고 이유는 뒤에 설명한다.
(3) 용이성
· 읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 사용한다.
· 문서 1건의 내용은 1매에 끝나도록 하는 것이 좋다.
(4) 경제성
· 문서 용지의 크기나 종이의 질을 통일한다.
· 문서의 양식을 통일한다.
2. 공문서의 용지 규정
(1) 용지 크기
· 특별한 사유가 없는 한 A4(가로 210mm × 세로 297mm) 용지를 사용한다.
(2) 용지 색깔
· 특별한 사유가 없는 한 흰색으로 한다.
(3) 용지 여백
· 기본적으로 위쪽 3cm, 왼쪽 2cm, 오른쪽 및 아래쪽 1.5cm이다.
(4) 글자 색깔
· 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다.
· 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.
3. 공문서 표기 방법
(1) 용어 표기
· 한글 맞춤법에 의해 표준말 가로쓰기를 한다.
· 한글로 작성하되 올바른 뜻을 전달하기 위해 필요한 경우에 괄호 안에 한자나 외국어를 넣어 쓸 수 있다.
(2) 숫자 표기
· 특별한 사유가 없는 한 아라비아 숫자를 사용한다.
(3) 날짜 표기
· 아라비아 숫자로 표기한다.
· 연, 월, 일의 글자는 생략하고 온점(.)을 찍어 표기한다.(예, 2000년 2월 11일 → 2000. 2. 11)
(4) 시각 표기
· 24시각제에 따라 숫자로 표기한다.
· 시, 분의 글자는 생략하고 쌍점(:)을 찍어 구분한다.(예, 오후 2시 25분 → 14:25)
(5) 금액 표기
· 아라비아 숫자로 표기한다.
· 변조의 위험을 막기 위해서 괄호 안에 한글로 기재한다.(예, 금 1,234,123원(금 일백이십삼만사천일백이십삼원)
4. 공문서의 항목 구분
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항 목 |
구 분 |
표 시 위 치 |
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첫째 항목 |
1. 2. 3. 4. ··· |
왼쪽 기준선으로부터 6칸 띄고 표시 |
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둘째 항목 |
가. 나. 다. 라.··· |
왼쪽 기준선으로부터 8칸 띄고 표시 |
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셋째 항목 |
(1) (2) (3) (4)··· |
왼쪽 기준선으로부터 10칸 띄고 표시 |
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넷째 항목 |
(가) (나) (다) (라)··· |
왼쪽 기준선으로부터 12칸 띄고 표시 |
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다섯째 항목 |
1) 2) 3) 4)··· |
왼쪽 기준선으로부터 14칸 띄고 표시 |
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여섯째 항목 |
가) 나) 다) 라)··· |
왼쪽 기준선으로부터 16칸 띄고 표시 |
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일곱째 항목 |
① ② ③ ④··· |
왼쪽 기준선으로부터 18칸 띄고 표시 |
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여덟째 항목 |
㉮ ㉯ ㉰ ㉱··· |
왼쪽 기준선으로부터 20칸 띄고 표시 |
5. 공문서의 "끝"표시
(1) 첨부물이 없이 본문이 끝났을 때
본문의 내용이 끝나는 지점에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.
|
·······
허락하여 주시기 바랍니다.×끝. ("×"는 1자(2타)를 의미함) |
(2) 첨부물이 있을 때
· 첨부물의 내용이 끝나는 지점에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.
|
·······
허락하여 주시기 바랍니다.
첨부 1. 생활기록부 사본 1부.
2. 전학허가서 2부.×끝. ("×"는 1자(2타)를 의미함) |
(3) 본문 또는 첨부물의 내용이 오른쪽 한계선에서 끝났을 때
· 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.
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························허락하여 주시기 바랍니다.
×끝. ("×"는 1자(2타)를 의미함) |
(4) 표의 중간에서 기재사항이 끝났을 때
· 기재사항이 끝난 다음 칸에 "이하빈칸"이라고 표기한다.
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학 번 |
이 름 |
전화번호 |
주 소 |
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1901 |
홍길동 |
123-1234 |
강남구 신사동 49-2 |
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1902 |
이순신 |
234-2345 |
강남구 신사동 50-2 |
|
1903 |
이도령 |
이하빈칸 |
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(5) 기재사항이 표의 마지막 칸까지 작성된 경우
· 표의 바깥 다음 줄 왼쪽 기본선에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.
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학 번 |
이 름 |
전화번호 |
주 소 |
|
1901 |
홍길동 |
123-1234 |
강남구 신사동 49-2 |
|
1902 |
이순신 |
234-2345 |
강남구 신사동 50-2 |
|
1903 |
이도령 |
345-3456 |
강남구 신사동 51-2 |
×끝. ("×"는 1자(2타)를 의미함)
(6) 표 내용 중간에 기재사항이 없는 경우
· 빈 칸은 붙임표(-)를 기재하고 마지막 칸의 기입 여부에 따라 위에서 말한 대로 "끝"자 표기를 한다.
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학 번 |
이 름 |
전화번호 |
주 소 |
|
1901 |
홍길동 |
- |
강남구 신사동 49-2 |
|
1902 |
이순신 |
- |
강남구 신사동 50-2 |
|
1903 |
이도령 |
- |
강남구 신사동 51-2 |
×끝. ("×"는 1자(2타)를 의미함)
6. 공문서의 면 표시
· 작성한 문서가 2장 이상일 때 문서의 중앙에 전체 면수와 그 면의 해당 일련번호를 붙임표(-)로 이어서 기입한다.
· 첨부물의 면 표시는 각 첨부물별로 따로 하되, 전체 면수는 생략하고 해당면의 일련번호를 기입한다.
· 문건별 면 표시는 중앙 하단에 문서철 단위 면 표시는 우측 하단에 표기
· 양면 기재된 문서는 양면 모두 표시
· 기록물철의 면 표시는 편철 순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호를 표기
7. 공문서의 수정
(1) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우
· 원안의 글자를 알아볼 수 있도록 수정하는 글자 중앙에 두 선을 긋고 삭제 또는 수정한다.
· 삭제 또는 수정한 사람이 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인한다.
(2) 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 경우
· 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 글자수를 표시하고 서명 또는 날인한다.
(3) 시행문 내용을 삭제 또는 수정한 경우
· 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 글자수를 표시하고 관인으로 날인한다.
(4) 전자문서일 경우
· 수정한 내용대로 재작성하여 시행하되, 수정 전의 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정되는 경우에는 이를 보존한다.
8. 문서의 간인
· 간인은 2장 이상으로 작성된 중요한 문서의 앞장의 뒷면과 뒷장의 앞면에 걸쳐 찍는 도장 또는 그 행위를 말한다.
· 간인을 하는 경우 : 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서, 사실 또는 법률 관계의 증명에 관계되는 문서, 허가 및 인가 그리고 등록 등에 관계되는 문서, 기타 결재권자가 중요하다고 인정되는 문서
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